活動名稱：自辦教育訓練—併案歸檔及編案遵循原則

對象機關：本分署

辦理時間：113年9月19日

講師職稱姓名：文書科長林晴瑋

主要參加人員：朱檢察長家崎、蔡主任檢察官國禎、林主任檢察官慶宗、葉主任檢察官淑文吳主任傳平等科室主管及檔案鑑定小組成員仁

過程摘要：

編案遵循四原則

1、  併案：此為本次委員所列出之重點，關於案情關聯及性質相同者，一定要編成一案。

2、  一事一案：此部分會有關本署之特殊績效，大家可盤點科室內重要案件或重要專案，可成為一事一案。

3、  關於性質相同、案情單純者，應綜整成立案名：

舉例而言，若行政院請各機關宣導政府重要相關政策，若彙集成一案，即可建立案名為行政院重要政策宣導。若遇同案公文太多之情況，可依據主題、地域、機關、單位、時間不同之特色分立數案名。

4、  關於併件歸檔與併卷歸檔：

此部分為大家容易混淆之觀念，所謂併卷歸檔所指為性質相同之案件，併件歸檔即為案情關聯者，所謂性質相同係為不同檔號置於同一案卷，併件歸檔則為案情關聯，放置於同一檔號。若為同一事由，考量後續查考及應用效益，請併為同一案件去作處理。常見之案例，例如會議之相關通知與紀錄，請務必作案件併案處理，此亦為張委員玉華本次所列出之缺失。

5、  電子公文與紙本公文可作併案併件處理，惟不鼓勵此作法，請在被併文號之公文上註記主併文號，併作串聯：

例如主管會報會議紀錄之保存年限為永久保存，應以紙本文方式簽核，後續陳報臺高檢時可以電子發文，惟應以紙本陳核，待後續收受臺高檢函復准予備查之公文時，則應轉紙本文陳核，如此一來，始符合金檔評獎之公文陳核流程。