活動名稱：行政公文立案報告-併談歸檔公文系統處理

對象機關：本分署

辦理時間：112年5月9日

講師職稱姓名：文書科陳錄事宛玉

主要參加人員：各行政科室主管及辦理行政公文同仁

課程摘要：

立案目的

• 反映業務活動歷史面貌，便於保管及應用
• 建立文件關聯，具體呈現檔案價值

立新案時機

• 案情賡續發展
• 重要、專案性質

編案原則

• 同一分類號案件過多時，得依案情涉及種類分立案名
• 如有相關法令定有保密義務，或有侵害個人隱私之虞者，省略當事人姓名、機構或團體名稱
• 分類：可依主題/性質；地域；機關或單位；時間區分

檔案分類原則

• 凡一案件涉及2類目以上者，應依重要及具體等特性，分入最適切之類目或主要事由所屬類目。
• 檔案如有專屬類目可歸屬時，應歸入該專屬類目，無專屬類目可予歸屬時，視需要開新案名，歸入新案類目。
• 續辦案件應與前案歸入同一類目。
• 「機密檔案」不得另立類目，應依檔案性質歸入專屬類目。

檔案精進整備各科室立案之參考

• 立案範例
• 新增作業申請表格
  1. 臺灣高等檢察署高雄檢察分署案名新增、修改申請單
  2. 臺灣高等檢察署高雄檢察分署檔號更改申請單
• 各科室「其他」類目協助更改、增加適切案名
  1. 類目名稱「其他」，係提供無專屬類目或較不重要之檔案使用，檔案易過雜亂。
  2. 建議修改或新增案名後，進行再分類歸檔。
• 一般紙本公文歸檔流程-系統操作
• 一般紙本公文歸檔流程-紙本檢查