活動名稱：法務部檔案管理研習暨標竿學習

對象機關：法務部行政執行署士林分署 (第19屆金檔獎得獎機關)

辦理時間：112年6月27日

主要參加人員：文書科長林晴瑋、檔案室書記官朱彬榮

標竿學習過程摘要：

本次學習內容為法務部舉辦檔案管理研習課程，上午安排張玉華講師（檔案管理局前組長）以「檔案立案與編目案例及精進策略」為題授課，下午並安排行政執行署士林分署做標竿學習觀摩機關，由分署秘書室主任與金質獎獲獎同仁分享參加第19屆金檔獎實地評審之情形及關於檔案管理應注意事項，後由科室同仁帶領下觀摩檔案應用處所及檔案庫房設施等。

 課程及學習心得：

壹、檔案立案與編目案例及精進策略

一、檔案編案原則應建立檔案間文件關聯性、具體呈現檔案保存價值，故可建議於年初時請各科室檢討前一年的相關案名。

二、擬定案名時可以具體揭示重要案情及呈現檔卷價值，並且類目名稱不等於案名，故仍須實際考量類目意涵去制訂。

三、案名著錄的目前除內部指引使用外，更有外部查詢應用之需，故有其重要性，並且應注意摘要案件要旨、語意應簡明、完整等。

四、媒體形式著錄原則常見錯誤為，媒體形式打「硬式磁碟」，但實際非以電子公文交換電子收文者；另外保存年限為永久者不要以電子簽核歸檔，檔管局有規定十年以下保存年限者才能使用電子簽核。

五、案情摘要著錄原則，應歸納全案案情重點、關聯案件內容，並以簡潔明確、具體之文字描述案情重點。

貳、行政執行署士林分署

一、使用所有可能民眾之洽公區域進行檔案應用宣導。

二、利用徵文比賽、著色比賽等多樣化的方式進行檔案應用宣導。

三、庫房檔案分區保存標示清楚以利查找。

四、文物與卷宗找尋出第一件檔案並復刻後以有趣方式展出。

五、檔案應用處所設備齊全，相關規定以大圖版輸出以利民眾查詢。